Poner a la venta un piso sin tener la documentación en regla es el error más común que vemos en propietarios que venden por primera vez. Y es un error caro: paraliza las arras, retrasa la firma ante notario y, cuando el comprador tiene una hipoteca aprobada con fecha tope, puede hacer caer toda la operación.

La mayoría de vendedores cree que la documentación «se prepara al final». En realidad, sin ciertos papeles ni siquiera deberías publicar el anuncio. Los problemas más habituales aparecen a 15 días de firmar: una ITE caducada, una derrama aprobada no comunicada al comprador, una discrepancia catastral que nadie había revisado.

En esta guía te damos la lista completa de documentos para vender una vivienda en Madrid y Toledo en 2026, organizada por momentos del proceso, con quién los emite, en qué plazos y qué consecuencias tiene no tenerlos listos.

1. Documentos imprescindibles: la lista mínima para vender un piso

Para vender una vivienda en 2026 necesitas, como mínimo, ocho documentos: DNI o NIE del vendedor, escritura de compraventa original, nota simple actualizada del Registro de la Propiedad, último recibo del IBI, certificado de eficiencia energética en vigor, certificado de estar al corriente con la comunidad, certificado de deuda pendiente de la entidad financiera (si hay hipoteca). Según la antigüedad del edificio y la comunidad autónoma podrán sumarse ITE, IEE o cédula de habitabilidad.

Hay una distinción útil que ayuda a no perderse: no todos los documentos hacen falta en el mismo momento. Algunos se necesitan para poder publicar el anuncio (como el certificado energético), otros para firmar el contrato de arras (la nota simple actualizada), y los últimos se aportan el día de la notaría.

Aconsejamos a nuestros propietarios que empiecen a reunir la documentación en cuanto deciden vender, aunque no tengan todavía ofertas. Un certificado energético tarda entre 2 y 7 días. El tiempo que no pierdes al principio, lo ganas cuando aparece un comprador serio.

Documentos previos al anuncio

Antes de publicar el piso en portales o mostrarlo a compradores debes disponer, como mínimo, del certificado de eficiencia energética registrado y de la nota simple actualizada. Ambos son exigibles por ley o por sentido común comercial: sin ellos, el anuncio no puede incluir la etiqueta energética obligatoria y cualquier comprador con asesor solicitará la nota simple antes de ofertar.

Documentos para las arras

En el momento de firmar el contrato de arras conviene tener localizados (aunque no todos entregados) la escritura, el último recibo del IBI y los estatutos de la comunidad si los hubiera. Si no los tienes a mano, el comprador puede condicionar las arras a su entrega en plazo, lo que pone presión innecesaria sobre los días siguientes.

Documentos para la firma ante notario

El día de la firma el notario exigirá, además de los anteriores: certificado de comunidad al corriente de pago, certificado de deuda pendiente de la entidad financiera (si hay hipoteca que se cancela en el mismo acto) y los últimos recibos de los suministros. Sin certificado de comunidad, la Ley de Propiedad Horizontal impide autorizar la escritura, salvo que el comprador te exima de esa obligación.

2. Acreditar la titularidad: escritura de compraventa y nota simple

La escritura pública de compraventa es el documento que prueba que la vivienda es tuya. La nota simple registral, en cambio, es la fotografía actual del estado del inmueble en el Registro de la Propiedad: titular, cargas, hipotecas, embargos y descripción. El notario pedirá las dos, pero el comprador solicitará la nota simple mucho antes, normalmente antes incluso de firmar las arras.

Escritura pública

Es el título original de propiedad, firmado cuando compraste el piso. Si no la encuentras, puedes solicitar una copia autorizada en la notaría donde se firmó en su día. Este trámite es rápido, pero tiene coste.

Nota simple actualizada

Se solicita en el Registro de la Propiedad correspondiente a la ubicación del inmueble, presencialmente o a través de la sede electrónica de los Registradores de España. Su coste es simbólico y la vigencia operativa en notaría suele ser de 3 meses: si vas a firmar más tarde, pídela de nuevo. Revisa que titular, superficie y cargas coincidan con la realidad. Si hay discrepancias entre la nota simple, la escritura y el Catastro, conviene detectarlas y corregirlas antes de poner el piso a la venta, no durante la negociación.

3. Estado urbanístico del inmueble: LPO, cédula de habitabilidad, ITE e IEE

En la Comunidad de Madrid la cédula de habitabilidad fue suprimida por el Decreto 111/2018 y ya no es exigible para vender. Se sustituye por la Licencia de Primera Ocupación (LPO), que se concede al finalizar la construcción y no caduca (no es necesario renovarla). Para edificios con más de 30 años es obligatoria además la Inspección Técnica de Edificios (ITE) según el artículo 169 de la Ley 9/2001 del Suelo de la Comunidad de Madrid, renovable cada 10 años. Para edificios residenciales colectivos de más de 50 años se exige el Informe de Evaluación de Edificios (IEE), regulado por el Decreto 103/2016.

Licencia de Primera Ocupación (LPO)

Es el documento que, en Madrid, acredita que la vivienda cumple la normativa urbanística y puede habitarse. En la inmensa mayoría de viviendas construidas ya existe: la expidió el Ayuntamiento al promotor cuando se terminó la obra, y se conserva con la documentación original del edificio.

ITE: obligatoria para edificios de más de 30 años

La ITE revisa el estado de conservación de la estructura, fachadas, cubiertas y redes de fontanería y saneamiento. Si tu edificio tiene más de 30 años y no está al día, el comprador puede exigir su realización antes de la firma o descontar su coste del precio. En Madrid capital se presenta en el Ayuntamiento; en otros municipios de la Comunidad, el informe queda en manos de la comunidad de propietarios. Los resultados pueden ser favorables o desfavorables, y si son desfavorables obligan a ejecutar las obras señaladas en los plazos establecidos.

IEE: para edificios residenciales colectivos de más de 50 años

El IEE amplía el contenido de la ITE incorporando también la evaluación de accesibilidad y eficiencia energética del edificio. En Madrid capital es el propio Ayuntamiento el que publica cada año el padrón de edificios obligados. Si tu edificio figura en ese listado y aún no se ha presentado, puede suponer un retraso relevante.

¿Y si el piso está en Toledo o en otra provincia?

En Castilla-La Mancha la cédula de habitabilidad tampoco es obligatoria con carácter general para vender. En otras comunidades autónomas —Cataluña, Baleares, Navarra, Cantabria, La Rioja, Asturias, Extremadura o la Comunidad Valenciana— la cédula sí sigue siendo un documento necesario para formalizar la compraventa. Cada CCAA tiene su propio plazo de vigencia y su procedimiento. Si tienes dudas sobre qué documento urbanístico te aplica a tu inmueble concreto, nuestro equipo puede revisarlo contigo durante la valoración antes de poner el piso a la venta.

4. Certificado de eficiencia energética: obligatorio desde el anuncio

El certificado de eficiencia energética es obligatorio para publicitar, vender o alquilar una vivienda según el Real Decreto 390/2021, que derogó al anterior RD 235/2013. Debe estar registrado en el órgano competente de la comunidad autónoma antes de publicar el anuncio, y su etiqueta energética debe aparecer en toda la publicidad del inmueble. Su vigencia es de 10 años para las calificaciones de la A a la F, y de 5 años para la calificación G.

Quién lo emite y qué incluye una visita obligatoria

Lo expide un técnico competente (arquitecto, arquitecto técnico, ingeniero) tras una visita presencial al inmueble. El RD 390/2021 es claro: la visita debe realizarse, como máximo, en los tres meses anteriores a la emisión del certificado. No existen certificados «a distancia» legalmente válidos, aunque todavía se ofertan en algunas plataformas.

5. Documentos de la comunidad de propietarios

El certificado de estar al corriente con la comunidad es obligatorio para firmar la escritura pública según el artículo 9.1.e) de la Ley 49/1960 de Propiedad Horizontal. Lo emite el secretario-administrador de la comunidad con el visto bueno del presidente, en un plazo máximo de 7 días naturales desde la solicitud. Sin él, el notario no puede autorizar la compraventa, salvo que el comprador exonere expresamente al vendedor de esta obligación.

Qué debe reflejar el certificado

El certificado debe indicar si estás al corriente de cuotas ordinarias y, muy importante, si hay derramas aprobadas pendientes de pago. Si el edificio ha aprobado obras por importe relevante, la ley especifica que las derramas las asume quien sea propietario en el momento en que se acuerda su exigibilidad. En nuestras últimas firmas ante notario hemos observado que este punto es uno de los que más tensión genera en la recta final de la operación, y suele resolverse descontando el importe del precio.

Estatutos y actas recientes

No son obligatorios por ley, pero los compradores exigentes los pedirán. Los estatutos pueden incluir restricciones relevantes (uso turístico, obras en fachada, alquiler a estudiantes) y las últimas actas revelan conflictos vecinales, obras previstas y estado económico real de la comunidad.

6. Cargas e hipoteca: certificado de deuda pendiente

Si tu vivienda tiene hipoteca vigente, necesitas solicitar a tu banco el certificado de deuda pendiente en los días previos a la firma. Este documento indica el capital que queda por amortizar hasta el día exacto de la escritura y es imprescindible para que la hipoteca se cancele en el mismo acto de la compraventa. La entidad financiera dispone de un plazo operativo para emitirlo, que conviene planificar con antelación para no retrasar la firma.

Cancelación económica frente a cancelación registral

Pagar la hipoteca el día de la firma es la cancelación económica. La cancelación registral (eliminar la carga del Registro de la Propiedad) es un trámite posterior que exige que el banco acuda a la notaría para firmar la escritura de cancelación y, después de pasarla por Hacienda, llevarla al Registro de la Propiedad. Muchos vendedores creen que al pagar ya está todo hecho, y meses después descubren que la carga sigue figurando en la nota simple. Es importante planificar este paso desde el inicio.

Otras cargas que aparecen en la nota simple

Embargos, anotaciones preventivas, servidumbres, condiciones resolutorias… Cualquier carga inscrita debe aclararse antes de la venta. Levantar cargas o negociar con acreedores es un proceso jurídico que conviene iniciar en cuanto se detecta. Si te encuentras en esta situación, nuestro departamento jurídico puede acompañarte en el proceso para que la vivienda llegue limpia a la notaría.

7. Documentos fiscales: IBI, basuras y suministros

El vendedor debe aportar el último recibo del Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) y los últimos recibos de tasa de basuras, agua, luz, gas y comunidad. Esto permite al comprador verificar que no hay impagos pendientes y planificar el prorrateo del IBI del año en curso. Quién paga qué parte del IBI es materia de negociación: Para el Ayuntamiento, el sujeto pasivo del impuesto es la persona que consta como propietaria el 1 de enero del año de la venta pero, el Tribunal Supremo dictó sentencia en 2016 (Sentencia 337/2016 de 15 de junio) en la que, el vendedor tiene derecho a repercutir al comprador la parte proporcional del IBI por el tiempo que cada uno sea dueño de la vivienda durante el año (prorrata temporis).

Referencia catastral

La referencia catastral aparece tanto en la escritura como en el recibo del IBI y en la nota simple. Antes de vender, conviene consultarla en la Sede Electrónica del Catastro para verificar que la superficie, el uso y los linderos coinciden con la realidad física del inmueble. Las discrepancias catastrales son uno de los motivos más frecuentes de retraso en la firma.

8. Tabla resumen: documentos, quién los emite y plazos

Documento	Quién lo emite	Cuándo se necesita
DNI / NIE vigente	Policía / Administración	Firma ante notario
Escritura de compraventa	Notaría donde se firmó en su día	Arras y firma
Nota simple registral	Registro de la Propiedad — Registradores	Cuando se anuncia
Certificado eficiencia energética	Técnico competente + registro en CCAA	Antes de publicar el anuncio
Licencia Primera Ocupación (Madrid)	Ayuntamiento (expedida al promotor)	Obra nueva
ITE / IEE (si aplica)	Técnico colegiado + Ayuntamiento	Antes de poner a la venta (>30 o >50 años)
Certificado corriente comunidad	Secretario-administrador + VºBº presidente	Días previos a la firma (plazo legal 7 días)
Certificado deuda pendiente	Entidad financiera (banco)	Días previos a la firma (si hay hipoteca)
Último recibo IBI y suministros	Ayuntamiento / compañías suministradoras	Arras y firma

Los plazos de emisión pueden variar en función de la entidad emisora y de la época del año. Una planificación anticipada evita retrasos. Si prefieres que nosotros nos encarguemos de reunir y revisar toda la documentación, puedes solicitar una valoración sin compromiso y nuestro equipo se ocupará del resto.

9. Preguntas frecuentes sobre los documentos para vender una vivienda

¿Puedo vender mi piso sin ITE si el edificio tiene más de 30 años?

Técnicamente, si comprador y vendedor acuerdan seguir adelante y el comprador acepta por escrito el riesgo, la venta puede firmarse.

¿Qué ocurre si descubro una deuda con la comunidad justo antes de firmar?

El artículo 9.1.e) de la Ley de Propiedad Horizontal obliga a declararla. Tienes dos opciones: liquidarla antes de la firma o descontarla del precio en la escritura. Si no lo declaras, el comprador responde con el propio inmueble de las deudas de la anualidad en curso y los tres años naturales anteriores.